Pillole di Excel: utilizzare al meglio i formati numerici

Dal Dott. Alessandro Mattavelli, referente del network www.consulentiaziendaliditalia.it per la provincia di Milano, preziosi suggerimenti sull’utilizzo di un programma fondamentale come excel.

In questo breve tutorial vogliamo dare qualche consiglio per utilizzare meglio i formati numerici.

Numero positivi e negativi

Spesso ci sarà capitato di volere i numeri negativi in rosso.

Normalmente per ottenere tale semplice risultato è sufficiente accedere alla maschera Formato celle attraverso il comando Formato Celle/Numero oppure CTRL + 1 e selezionare l’opzione apposita.

Se si vogliono però ottenere risultati più precisi è possibile accedere anche al pannello di controllo dei formati personalizzati (figura 1).

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Figura 1

Una volta scelto un formato da cui partire, sarà sufficiente posizionarsi sulla casella “Tipo:” per modificarlo a nostro piacimento.

Nell’esempio il formato Rosso per numeri negativi corrisponde alla sintassi

[Nero][>0]#.##0;[Rosso][<0]-#.##0;

Traducendo nello specifico il significato di ogni elemento possiamo tradurre in …

[colore in caso di condizione avverata][condizione][formato numerico] ; [colore in caso di condizione avverata][condizione][formato numerico][…]

Il colore può essere scelto tra i seguenti: [Nero] – [Celeste] – [Fucsia] – [Bianco] – [Blu] – [Verde] – [Rosso] – [Giallo]

Al formato numerico possono essere aggiunte (prima o dopo il numero) parti testuali; ad esempio qualora volessimo vedere i numeri positivi come “Dare Numero” e i negativi come “Avere Numero” scriveremo:

[Nero][>0] “Dare” #.##0;[Rosso][<0] “Avere” -#.##0;

stesso procedimento per aggiungere ai numeri prefissi quali: mt, kg, gg, h, etc…

In contabilità spesso i numeri negativi vengono riportati tra parentesi. Del resto se si scrive un numero tra parentesi, Excel restituisce in automatico un valore negativo: scrivendo in una cella qualsiasi (1) si otterrà -1, come ottenere il risultato opposto?

Poniamo di voler ottenere un risultato personalizzato, come ad esempio lo stesso numero negativo in rosso e tra parentesi, ecco come procedere:

– Selezionare le celle su cui si andrà ad operare, aprire la maschera formato celle con i tasti CTRL + 1

– Cliccate su Personalizzato, e scegliere la seguente formattazione:

#.##0;[Rosso]- #.##0 che significa

[Formato numerico positivo][colore][formato numerico negativo]

Basterà quindi modificare la sintassi del formato scelto in #.##0;[Rosso](#.##0)

Se vogliamo due cifre dopo la virgola scriviamo #.##0,00;[Rosso](#.##0,00)

Se vogliamo il formato in migliaia o milioni basterà aggiungere un punto “.” per ogni migliaia.

Per le migliaia: #.##0.;[Rosso](#.##0.)

Per i milioni: #.##0..;[Rosso](#.##0..)

Attenzione che il risultato non è un arrotondamento, ma semplicemente una rappresentazione del numero in un formato diverso.

Formati speciali

Molto spesso Excel, viene usato come Database, può essere allora utile formattare le celle affinché il numero inserito restituisca un valore in un determinato formato si pensi ad un numero telefonico, all’IBAN, ai codici di conto, etc …

Poniamo di voler rappresentare i numeri di telefono con il prefisso tra parentesi e un trattino ogni tre cifre.

Ecco come procedere:

o Scrivere il numero senza alcun accorgimento ad es 332111111

•Selezionare le celle che andranno ad ospitare il numero di telefono, accediamo al menù formato celle con la combinazione di tasti CTRL + 1

• Cliccare su Personalizzato, posizionarsi su Tipo e inserite la seguente formattazione:

[<=9999999];(0####) ###-###

[minore uguale a numero][0prefisso][prima parte – seconda parte]

Otterremo il risultato in figura 2

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Figura 2

La funzione Testo()

Conoscere la sintassi dei diversi formati risulta particolarmente utile con la funzione Testo().

La funzione Testo() trova la sua applicazione quando si intende utilizzare il contenuto numerico di una cella all’interno di un testo. La sua sintassi è:

Testo(val; formato)

Dove “val” è una cella o una formula il cui risultato si intende riportare all’interno di un testo e formato è il formato in cui il numero andrà rappresentato. Il formato andrà sempre posto tra “” e riportato con la sintassi utilizzata per i formati numerici.

Immaginiamo che desideriamo scrivere direttamente un commento ai dati rappresentati in una tabella; ad esempio che a fronte di due fatturati Excel riporti la frase:

“il fatturato è variato del…” completandola con l’effettiva variazione

Scriveremo quindi quanto riportato nella cella B6 di figura 3

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Figura 3

Se non avessimo utilizzato la funzione Testo() il risultato sarebbe stato inutilizzabile come indicato in figura 4

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Figura 4

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